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Importer un protocole : ce qu'il faut vérifier avant d'approuver

Publié le 11 novembre 2026

Otto lit un document (Word, PDF, scan) et propose un protocole structuré. Il ne le signe pas et ne l'approuve pas : l'acceptation et la sauvegarde restent humaines. Entre le document et le protocole approuvé, il y a donc une relecture, et c'est elle que cette page décrit.

Elle s'adresse à la QA et aux responsables de laboratoire. Elle ne remplace ni votre procédure de relecture ni votre validation, et le cadre qui s'applique dépend de votre référentiel et de votre sponsor.

Une proposition n'est pas un protocole

Avant l'import, vous choisissez la langue et vous donnez vos consignes. Les noms de fichiers restent visibles, et le lancement est confirmé après acceptation. Ces gestes cadrent la demande, ils ne garantissent pas le résultat. L'extraction est faite par un modèle, et nos notes de version le publient : deux imports du même document peuvent différer. Le nombre d'étapes, le découpage et les tableaux peuvent changer d'une fois à l'autre.

Une conséquence pratique : un import précédent ne sert pas de référence, même s'il avait été relu. La référence est le document source, et la relecture se fait contre lui, ligne à ligne. Tant qu'elle n'a pas eu lieu, la proposition vaut un brouillon.

Ce qui se déforme à la lecture

Commencez par compter. Chaque étape du document a-t-elle son équivalent dans le protocole proposé, et aucune n'apparaît-elle deux fois ? Quand plusieurs documents complémentaires sont importés ensemble, c'est là qu'il faut lire avec le plus de soin : une étape peut manquer ou se retrouver en double. Les jours des étapes sont mis en suite croissante, mais une suite croissante n'est pas forcément la bonne. Vérifiez l'ordre et le jour de chaque étape contre le document.

Viennent ensuite les tableaux. Ils sont repris un par un, et le programme du thermocycleur et le mélange réactionnel donnent deux étapes distinctes. Le volume total d'un mélange est calculé à partir du nombre de réactions, puis recalculé au lancement. Les variables sont normalisées et les références suivent le renommage. Ce calcul part de ce qui a été extrait : un volume par réaction faux donne un total faux. Relisez donc les volumes, les unités, les équipements et les durées d'incubation, valeur par valeur.

Pour un document long, l'import de texte est limité à 20 000 caractères, avec un motif de refus précis. Un protocole long est traité par lots, jusqu'à trois reprises, sinon un message invite à découper le document. Si vous découpez, vous obtenez plusieurs imports : vérifiez qu'aucune étape ne manque à la jonction entre deux parties.

Reste ce qui manque. Les correspondances ambiguës demandent votre choix, et les informations absentes restent à compléter. Un champ vide est un signal honnête. Le risque est la valeur plausible qu'on laisse passer. En cas de doute, retournez au document, pas à votre mémoire.

Qui approuve, et que faire d'un écart

La pratique saine sépare l'auteur de la version et l'approbateur : deux personnes, et un approbateur qui signe de son nom et sait dire pourquoi il approuve. Il existe une exception. Un administrateur peut approuver sa propre version, après un avertissement, avec un motif explicite et une signature personnelle, et l'exception est identifiée dans l'historique. Une exception tracée reste une exception : si elle devient courante, la question se pose à votre organisation, pas à l'outil.

Quand la relecture trouve un écart, on corrige avant d'approuver, puis on relit la partie corrigée contre le document. On n'approuve jamais « pour voir ». Une approbation dit que quelqu'un a relu, et un protocole faux ne doit pas entrer dans le registre en attendant mieux.

Ce que nous ne disons pas

Nous ne disons pas qu'un import est exact, ni que deux imports du même document donneront le même protocole. Nous ne chiffrons pas la fiabilité d'une extraction. Nous ne disons pas non plus qu'Otto remplace la relecture : il prépare, vous contrôlez et vous approuvez.

Cinq ou six questions à poser à n'importe quel outil d'import

Qui approuve, et le même compte peut-il préparer et approuver ? Si oui, où l'exception est-elle tracée ?
Deux imports du même document donnent-ils le même résultat, et la limite est-elle publiée ?
Les tableaux sont-ils repris un par un, ou fusionnés ?
Les totaux et les références sont-ils recalculés quand une valeur ou un nom change ?
Que se passe-t-il avec un document trop long ?
Que montre l'outil quand une information manque ou qu'une correspondance est ambiguë ?

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